段取りが良い人の特徴5選【仕事の要領がよい人のすごい考え方】

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仕事は段取り八分。

こんな風に言われたことがある方も多いのではないでしょうか？

この言葉はそのままの意味となっており、仕事をする場合に80％は準備で決まるというものです。

この記事では段取りが良い人の特徴やメリットについて書いていきます。

1 段取りが良い人の特徴5選【要領がよいはすごいこと】
2 仕事の段取りが良いことのメリット5選【できる人はやっている】
3 仕事の段取りを良い人がする方法【特徴を活かして要領がよい】
4 仕事の段取りはツールをうまく使おう【良い人の特徴を真似する】
5 仕事の段取りが良い人の特徴まとめ

段取りが良い人の特徴5選【要領がよいはすごいこと】

仕事ができる人の特徴
・自身の周りが整理整頓されている
・優先順位を考えて行動する
・要領よい
・論理的に考える
・全体を俯瞰して物事を考えることがてきる
・失敗から学ぶことができる
自分はいくつ当てはまっているでしょうか
まずは意識することから！
— 大野将道|WEB広告@SEEC (@seec_masamichi) May 9, 2020

1.優先順位をつけて対応している

2.完璧を求めすぎていない

3.周りに助けを求められる

4.自分の強みを活かしている

5.シンプルに物事を考えている

1.優先順位をつけて対応している

仕事の優先順位を付けています。

そのため、今すべきことなのか？

あとからでも大丈夫なのか？

そこを見極めてから仕事に取りかかっています。

2.完璧を求めすぎていない

完璧を求めていません。

ある程度の段階で一度見せたり、進めたりします。

70～80％くらいを目標に頑張っていますね。

3.周りに助けを求められる

周りに助けを求められる。

たくさんの仕事を抱えていると本当に大変です。

そんなときに「助けてほしい」ときちんと周りに声をかけられる点は強みだといえますね。

4.自分の強みを活かしている

自分の強みを活かしています。

得意なことをどんどん仕事にして進めていける点は大きな強みです。

得意、不得意を見極めて仕事が出来る点は大事なポイントですね。

5.シンプルに物事を考えている

シンプルに物事を考えています。

あまり難しく考えず…

大きな目でみて仕事を進めていますね。

仕事の段取りが良いことのメリット5選【できる人はやっている】

順番だてて仕事を進めていくことはわかっていただけたかと思いますが、仕事の段取りが良くなるとどんな効果があるのでしょうか？

それについてまずは書いていきましょう。

「企画力」や「行動力」がある人に脚光が当たりがちだけど、最後のクオリティは「段取り力」がモノをいう。どんなに良い構成のプレゼン資料を作っても、リハを疎かにすると予期せぬ事故が起きるもの。派手さはないけど段取り良い人にきちんと打席はまわってくる。仕事に慣れてきた時こそ注意ですね。
— みる兄さん⚽️元マーケの人 (@milnii_san) October 12, 2020

仕事の効率が良い人は、しっかり全体像を捉えている。端的に言うと、優先順位を決め、段取り良く取り組んでいるということ。そのためにも、綿密な計画は必須。”実行できること”をベースに仕事の組み立てをする。そうすれば、あなたの能力を全面的に発揮しながらも、無理なく仕事を進める事ができる！
— なり｜”個”を伸ばす経営者 (@nari_1up) July 28, 2021

メリットとしては主に4つあります。

1.仕事が早く進む

2.仕事の進捗状況がすぐに確認可能

3.仕事のミスが減る

4.信頼を得ることができる

1.仕事が早く進む

まず、仕事の段取りができていると「仕事が早く進む」という点があげられます。

これは先ほど紹介をしたように「段取り八分」という言葉の通り、実際に仕事を進めていくとなった場合に大事なことで段取りはとても重要といえます。

やらなければならない仕事がある際にすぐに手をつけるということも大事なのですが、その仕事にかかる時間や期間、またいつまでに終わらせなければならないのか？という点を含めて検討をする必要があります。

この段階でこの仕事のやるべきこと、やらなくても良いことなどがすべて見えていますので無駄な仕事をする必要もなく、すべて計画的に進めていけます。

仕事の計画が段取りを先にすることで明確化しますので、このメリットは大きいといえますね。

そのため、どんな仕事でもその仕事へ取り組むよりも「段取りに時間をかける」方が絶対に後からメリットを感じることになります。

2.仕事の進捗状況がすぐに確認可能

仕事の段取りをしているということは、ゴールまでの道のりが明確化しています。

それを表などにまとめておくと見るだけですぐにその仕事の進み具合がわかりますし、その日に終わらせておかなければならないところも見えます。

一人でしている仕事ならばよいのですが、これを複数人で進めるプロジェクトになるとさらにメリットが高くなります。

計画表がありますのでその都度一緒に仕事をしている同僚や部下に状況を確認できますし、進捗状況次第では軌道修正なども行いやすくなります。

結果的には仕事の進み具合などもすべて把握しやすくなるというメリットがありますので段取りをしておくととても便利です。

3.仕事のミスが減る

仕事へのゴールの道のりが段取りをしている時点である程度把握できています。

そのため、そこへ向かっていく際に必要なことはすべて書き出していますので仕事のミスや無駄な作業をしなくても良くなるというメリットがありますね。

仕事のミスはやらなくても良い仕事をしていたり、仕事の全体像が見ていない結果起こります。

しかし、段取りをしている時点で進めていく段階で気を付けなければならないポイントもあらかじめ把握できますので仕事のミスを減らすことにもつながります。

段取りに時間がかかっても、ミスなく仕事が進めば実は早く仕事を終わらせることにつながりますのでメリットも高いですね。

4.信頼を得ることができる

結局仕事の段取りや計画性がうまくいくことにより、仕事のミスがなくなったり期限までに間に合わないなんてこともないため上司や同僚からも評価をされることになるでしょう。

信頼を得ることにより、今まで段取りをしていた仕事よりも大きなプロジェクトや仕事を進めていくということにもつながりますので段取りをするメリットは大きいですね。

特にサラリーマンとして生きていくとなった場合にはこの評価をされる、信頼をされるというのは大事なことでいろいろな段取りを確実にしておけば仕事もスムーズにいきます。

そのため日ごろから、仕事を行う前に段取りを意識しておきましょう。

5.柔軟に対応ができる

柔軟に対応もできます。

任されていた仕事から他の仕事がふられたとしても…

余裕をもって対応が出来る点は大きなメリットですね。

仕事の段取りを良い人がする方法【特徴を活かして要領がよい】

ここまでは仕事の段取りや計画性を高めることによる効果について書きました。

では、ここからが具体的に段取りよく仕事を進めていくための方法について書いていきたいと思います。

段取り力は繰り返し行って、失敗や成功体験を積み重ねていくことにより身につく力といえます。

仕事を段取り良くするコツが未だに掴めない
— 如月凛 (@kisaragirin45) October 24, 2018

仕事のできる人の特徴としては「段取り能力が高く」、仕事の出来ない人は「段取りが下手、能力が低い」ということになりますので仕事ができる人が実践している段取り力について書いていきましょう。

目的と目標の明確化

段取り力のあるひ人は目標と目的がしっかりとしています。

「この仕事は○○をするために必要。そのためには、段取りは3つで8枚の書類が必要」というようにしっかりと仕事の目標を理解することができています。

業務を進めるうえで最も大事なことである「最終的に達成をする成果」を理解していますので、業務の進捗に関してもわかりやすくしていますね。

ちなみに目標とは「目的地に達するための道筋」となっており、目的は「到達したい状態として意図し、行動を方向付けるもの」という意味があります。

常にこの2つが頭にありますので仕事の意味なども明確となりますね。

納期を決める

仕事の納期。

つまりゴールがしっかりと決まっておりそこへ向けて仕事を進めていけばよいということがわかりやすくなっています。

仕事なりの段取りを決める一番のポイントはこの「納期を決める」ということになりますね。

納期が決まればあとは、その納期へ向けて自分のやるべきこと、ほかの社員や部下などに指すべき内容などもわかります。

結果的には一緒に仕事を進めている人にも意識付けができますので納期をきちんと決めることはとても重要だといわれています。

目標を達成するためにすべきことの整理

目標ができて納期もわかれば次に「やるべき仕事」をきちんと書いていくことが重要となりますね。

先ほどの「この仕事は○○をするために必要。そのためには、段取りは3つで8枚の書類が必要」というやり方を使ってみると、

この8枚の書類の意味は？また必要なことを進めていくための仕事はほかにはないか？

段取りをしていく場合に必要な書類を紙などにすべて書き出して把握をするということはとても大事なことだといえます。

もちろん個人で仕事をしている程度ならば自分がわかる書き方で仕事をすればよいと思いますし、ほかの人も一緒にするならやるべき仕事を整理しておきましょう。

整理されていれば、その仕事をやっていくことに集中ができますので早く進めていくことが可能です。

どこでどのような仕事をするのかの計画

計画をしっかりと練りましょう。

段取り力は計画力と言われるくらい、いろいろな仕事を進めていくために大事な要素になってくるといえます。

そのため、コツコツと仕事を進めていくためには計画が大事ですね。

それも細かくスケジューリングをすると良いでしょう。

例えば納期まで10日の仕事の場合は3日区切りで仕事をしていくとわかりやすくなりますし、最後の1日は調整日であけておくなどをすると計画もバッチリになります。

計画を練っていくと、出勤をして「今日は何をする日だっけ？」とならず出勤をして「計画表」を確認すればよくなりますので一日の仕事へもスムーズに入っていけます。

注意すべきところの注意喚起

段取りをしていくと、難しいポイント、注意すべきポイントというものがわかります。

例えば、仕事を進めていく段階で納期は簡単にずらすことができません。

そのため、

・納期までは短いけれどもやることは山積みという場合には「一日のやるべきことが多いので、納期までは毎日残業覚悟」

・書類関関係で「この書類の数字を間違えるとこの後の書類もすべて間違えるので注意」

・「業務量が多いので一人では納期までに間に合わない、部下に少し手伝ってもらおう」

など、段取りをすることによりわかる仕事というものも多いのです。

特に段取りをしていくとなったらこの注意すべきところは注意をしていくという気持ちは大事ですので、しっかりと計画を練って気を付けたいポイントになりますね。

スケジュールに余裕のある日を作る

スケジュールはとても大事なのですが、その中でも重要なポイントは余裕のある計画日程を組むということです。

段取りをして仕事を進めていたとしても突発的に必要なことや、ほかの業務への追われてしまうことがあります。

すると、段取りをして計画をしていてもなかなか進んでいかないこともありますし、想定していない書類が発生したりします。

そのため、納期までぎりぎりのまま進めると納期の前日に大変なことになりますのでスケジュールを組む際には余裕を持たせておきましょう。

段取りの見直しは毎日行い適宜修正

段取りを組んで、スケジュールを組んだ場合には毎日見直しをしましょう。

「この計画で順調なのか？」「問題なく進んでいるのか？」「抜け漏れはないか？」など毎日チェックをすることにより、段取りを組んだ効果はさらに発揮をすることになります。

もちろん、チェックを入れて必要なことはすぐに修正をすれば翌日からも問題なく進めていくことができますので仕事の終わりには段取りを毎日チェックするようにしましょうね。

仕事の段取りはツールをうまく使おう【良い人の特徴を真似する】

段取りができたら、あとはいろいろなツールの力を借りましょう。

ツールを使うことにより、スムーズに仕事を進めることができますしチームでしている場合には進捗も把握しやすくなりますのでおすすめです。

仕事ができる人の特徴。
✅段取りが良い
✅相手の話をよく聴く
✅怒らない
✅内容を言語化して相互理解を深めれる
✅話が短く、まとまっている
そして仕事ができる人はできる人と仕事が集まり、より良い仕事に囲まれる傾向になる。環境は重要。#おは戦50621js #ブログ #ブログ仲間とつながりたい
— ごろう (@GoLau0722) June 20, 2023