仕事は段取りが大事!仕事ができる人がやっている7つの特徴

段取りが80%が仕事を決める

仕事は段取り八分

こんな風に言われたことがある方も多いのではないでしょうか?

この言葉はそのままの意味となっており、仕事をする場合に80%は準備で決まるというものです。

そのために仕事をしていくために大事なことは段取りを決めて毎日コツコツと準備をしていくことです。

準備ができていれば無駄なことに時間を費やすこともなく、スムーズに仕事も進んでいくことになりますので仕事ができる人に近づきます。

仕事ができる人は段取りについては必ず実践していますし、社会人として絶対に身に着けておきたい能力だといえます。

そこで仕事の段取りの方法について書いていきたいと思います。

段取りとは?

段取りとはいったいどんな意味なのでしょうか?

だいたい人はわかると思いますが、念のために辞書で調べてみましょう。

段取りとは、「物事を運んだり、進めたりする際の仕方や手順」という定義となっています。

つまり、ある仕事がある場合に順番を決めてどのように進めていくのかを検討する方法といえますね。

他の言い方になると計画性という言い方もできます。

計画性とは、まずゴールの日程を確認してそこへ向かってどのように準備が必要なのか?人材は?必要な書類は?などを考えていく方法になります。

仕事ができる人になる段取り術

順番だてて仕事を進めていくことはわかっていただけたかと思いますが、仕事の段取りが良くなるとどんな効果があるのでしょうか?

それについてまずは書いていきましょう。

メリットとしては主に4つあると言われています。

1,仕事が早く進む
2,仕事の進捗状況がすぐに確認可能
3,仕事のミスが減る
4,信頼を得ることができる

では、具体的に理由や方法について書いていきましょう。

仕事が早く進む

まず、仕事の段取りができていると「仕事が早く進む」という点があげられます。

これは先ほど紹介をしたように「段取り八分」という言葉の通り、実際に仕事を進めていくとなった場合に大事なことで段取りはとても重要といえます。

やらなければならない仕事がある際にすぐに手をつけるということも大事なのですが、その仕事にかかる時間期間、またいつまでに終わらせなければならないのか?という点を含めて検討をする必要があります。

この段階でこの仕事のやるべきこと、やらなくても良いことなどがすべて見えていますので無駄な仕事をする必要もなく、すべて計画的に進めていけます。

仕事の計画が段取りを先にすることで明確化しますので、このメリットは大きいといえますね。

そのため、どんな仕事でもその仕事へ取り組むよりも「段取りに時間をかける」方が絶対に後からメリットを感じることになります。

仕事の進捗状況がすぐに確認可能

仕事の段取りをしているということは、ゴールまでの道のりが明確化しています。

それを表などにまとめておくと見るだけですぐにその仕事の進み具合がわかりますし、その日に終わらせておかなければならないところも見えます。

一人でしている仕事ならばよいのですが、これを複数人で進めるプロジェクトになるとさらにメリットが高くなります。

計画表がありますのでその都度一緒に仕事をしている同僚や部下に状況を確認できますし、進捗状況次第では軌道修正なども行いやすくなります。

結果的には仕事の進み具合などもすべて把握しやすくなるというメリットがありますので段取りをしておくととても便利です。

仕事のミスが減る

仕事へのゴールの道のりが段取りをしている時点である程度把握できています。

そのため、そこへ向かっていく際に必要なことはすべて書き出していますので仕事のミスや無駄な作業をしなくても良くなるというメリットがありますね。

仕事のミスはやらなくても良い仕事をしていたり、仕事の全体像が見ていない結果起こります。

しかし、段取りをしている時点で進めていく段階で気を付けなければならないポイントもあらかじめ把握できますので仕事のミスを減らすことにもつながります。

段取りに時間がかかっても、ミスなく仕事が進めば実は早く仕事を終わらせることにつながりますのでメリットも高いですね。

信頼を得ることができる

結局仕事の段取りや計画性がうまくいくことにより、仕事のミスがなくなったり期限までに間に合わないなんてこともないため上司や同僚からも評価をされることになるでしょう。

信頼を得ることにより、今まで段取りをしていた仕事よりも大きなプロジェクトや仕事を進めていくということにもつながりますので段取りをするメリットは大きいですね。

特にサラリーマンとして生きていくとなった場合にはこの評価をされる、信頼をされるというのは大事なことでいろいろな段取りを確実にしておけば仕事もスムーズにいきます。

そのため日ごろから、仕事を行う前に段取りを意識しておきましょう。

仕事の段取りを良くする方法

ここまでは仕事の段取りや計画性を高めることによる効果について書きました。

では、ここからが具体的に段取りよく仕事を進めていくための方法について書いていきたいと思います。

段取り力は繰り返し行って、失敗や成功体験を積み重ねていくことにより身につく力といえます。

仕事のできる人の特徴としては「段取り能力が高く」、仕事の出来ない人は「段取りが下手、能力が低い」ということになりますので仕事ができる人が実践している段取り力について書いていきましょう。

目的と目標の明確化

段取り力のあるひ人は目標目的がしっかりとしています。

「この仕事は○○をするために必要。そのためには、段取りは3つで8枚の書類が必要」というようにしっかりと仕事の目標を理解することができています。

業務を進めるうえで最も大事なことである「最終的に達成をする成果」を理解していますので、業務の進捗に関してもわかりやすくしていますね。

ちなみに目標とは「目的地に達するための道筋」となっており、目的は「到達したい状態として意図し、行動を方向付けるもの」という意味があります。

常にこの2つが頭にありますので仕事の意味なども明確となりますね。

納期を決める

仕事の納期

つまりゴールがしっかりと決まっておりそこへ向けて仕事を進めていけばよいということがわかりやすくなっています。

仕事なりの段取りを決める一番のポイントはこの「納期を決める」ということになりますね。

納期が決まればあとは、その納期へ向けて自分のやるべきこと、ほかの社員や部下などに指すべき内容などもわかります。

結果的には一緒に仕事を進めている人にも意識付けができますので納期をきちんと決めることはとても重要だといわれています。

目標を達成するためにすべきことの整理

目標ができて納期もわかれば次に「やるべき仕事」をきちんと書いていくことが重要となりますね。

先ほどの「この仕事は○○をするために必要。そのためには、段取りは3つで8枚の書類が必要」というやり方を使ってみると、

この8枚の書類の意味は?また必要なことを進めていくための仕事はほかにはないか?

段取りをしていく場合に必要な書類を紙などにすべて書き出して把握をするということはとても大事なことだといえます。

もちろん個人で仕事をしている程度ならば自分がわかる書き方で仕事をすればよいと思いますし、ほかの人も一緒にするならやるべき仕事を整理しておきましょう。

整理されていれば、その仕事をやっていくことに集中ができますので早く進めていくことが可能です。

どこでどのような仕事をするのかの計画

計画をしっかりと練りましょう。

段取り力は計画力と言われるくらい、いろいろな仕事を進めていくために大事な要素になってくるといえます。

そのため、コツコツと仕事を進めていくためには計画が大事ですね。

それも細かくスケジューリングをすると良いでしょう。

例えば納期まで10日の仕事の場合は3日区切りで仕事をしていくとわかりやすくなりますし、最後の1日は調整日であけておくなどをすると計画もバッチリになります。

計画を練っていくと、出勤をして「今日は何をする日だっけ?」とならず出勤をして「計画表」を確認すればよくなりますので一日の仕事へもスムーズに入っていけます。

注意すべきところの注意喚起

段取りをしていくと、難しいポイント、注意すべきポイントというものがわかります。

例えば、仕事を進めていく段階で納期は簡単にずらすことができません。

そのため、

・納期までは短いけれどもやることは山積みという場合には「一日のやるべきことが多いので、納期までは毎日残業覚悟」

・書類関関係で「この書類の数字を間違えるとこの後の書類もすべて間違えるので注意」

・「業務量が多いので一人では納期までに間に合わない、部下に少し手伝ってもらおう」

など、段取りをすることによりわかる仕事というものも多いのです。

特に段取りをしていくとなったらこの注意すべきところは注意をしていくという気持ちは大事ですので、しっかりと計画を練って気を付けたいポイントになりますね。

スケジュールに余裕のある日を作る

スケジュールはとても大事なのですが、その中でも重要なポイントは余裕のある計画日程を組むということです。

段取りをして仕事を進めていたとしても突発的に必要なことや、ほかの業務への追われてしまうことがあります。

すると、段取りをして計画をしていてもなかなか進んでいかないこともありますし、想定していない書類が発生したりします。

そのため、納期までぎりぎりのまま進めると納期の前日に大変なことになりますのでスケジュールを組む際には余裕を持たせておきましょう。

段取りの見直しは毎日行い適宜修正

段取りを組んで、スケジュールを組んだ場合には毎日見直しをしましょう。

「この計画で順調なのか?」「問題なく進んでいるのか?」「抜け漏れはないか?」など毎日チェックをすることにより、段取りを組んだ効果はさらに発揮をすることになります。

もちろん、チェックを入れて必要なことはすぐに修正をすれば翌日からも問題なく進めていくことができますので仕事の終わりには段取りを毎日チェックするようにしましょうね。

ツールをうまく使って段取りしよう

段取りができたら、あとはいろいろなツールの力を借りましょう。

ツールを使うことにより、スムーズに仕事を進めることができますしチームでしている場合には進捗も把握しやすくなりますのでおすすめです。

TODOリスト

一番浸透をしている方法は、TODOリストになります。

毎日このTODOリストを把握することによりどこまで仕事が進んでいるのか?と進捗を細かくチェックすることが可能ですし、終わった仕事もわかりやすくなります。

私もこのTODOリストはよく使いますが、3段階に分けています。

1,今日中にやるべきこと。

2,3日以内にすべきこと。

3,余裕があったらする仕事。

こんな風に分けて紙ベースにしておくととても分かりやすくなりますね。

ガントチャート

これはツールになるのですが、横軸に日付、縦軸に目的や目標やタスクなどがあり、進めるべき期間を矢印などでグラフィカルに示した表のことをガントチャートと言います。

仕事の順番やそれぞれの仕事の前提になる仕事もわかりますので、その仕事の進捗や状態も把握しやすくなる仕事といえます。

SNS

LINE、チャットワークでグループをつくってお互いが理解をすることによりそこで状態の把握や進捗状況なども把握しやすくなります。

もちろん会話も必要なのですが、仕事以外の会話になってしまうこともありますので仕事中は必要な連絡事項はSNSを使うと連絡も取りやすいですし、より密に仕事を進めていくことができます。

スケジューラー

スケジュールを管理するだけでなく、TODOリストと連携したスケジューラーは予定と仕事の進捗管理が両方できてとても便利です。

個人で仕事を進めている場合にはあまり必要ないのですが、グループやチームで仕事を進めている場合には進捗状況なども把握しやすいため、TODOリスト、SNSとの連携でより仕事が進めやすくなりますね。

仕事ができない人の特徴は段取りができない

私が今一緒に働いている人の中には仕事ができない人ももちろんいます。

もちろん誰もが仕事ができてしまえば会社がよく回っていくのかもしれないですが、私は中小企業にいるためなかなか良い人材を摂ることができず「仕方がないからこの人を採用する」というケースもあります。

そんな人に限ってあまり仕事ができないことから苦労をすることになってしまいますね。

段取りができない

しかし、仕事ができない人は先を見る力に欠けていることから段取り力計画性という点は欠如をしています。

そのため、「この書類は〇日まで」と伝えた場合に1週間の余裕があったとしても結局はぎりぎりの前日に手を付けたりして思い出したりすることになります。

また、一緒に仕事をしている人は「あの仕事できています?」「どうなっていますか?」など進捗状況といちいち確認しなければならないため結局無駄に仕事が増えます。

そうなると、一緒に仕事をしている人も「あの人に任せるくらいなら自分でやるほうが早い」となってしまい、仕事ができない人はどんどん仕事がなくなっていくという悪循環になってしまいますね。

自分はできると思っている

また、仕事ができない人は自分は計画性もあり、段取りも完璧にできる人間だという認識をなぜか持っています。

一緒に働いている人からすると「なんでこんなに仕事ができないのだろう」「計画性のない人」と思われているのですが、変にプライドが高く段取りについては自分はできている。

無計画ではないという認識を持っていることから一緒に働いている人からするとストレスの原因になることもあります。

仕事の段取りのまとめ

いかがでしょうか?

こんな風に段取りをしていくと仕事がスムーズに進みますし、ミスや無駄な仕事も少なくなっていくというメリットがあります。

「段取り八分」という言葉がある通り、この段取りで仕事の80%は決まってしまうと言っても過言ではありませんので、個人で仕事をする場合だけに限らず、チームで進めていく場合には必須の能力といえますね。

仕事の出来る人の特徴は「段取り力」がありますが、仕事の出来ない人の特徴は「無計画、段取り力がない」という傾向が強いです。

もし「仕事を頑張っているけれどもいつも納期ぎりぎりになる」「仕事でミスが多い」という場合には段取りをしてみてはいかがでしょうか?

もしいつも納期がぎりぎりになっているのならばあなたは仕事ができない人なのかもれしれませんので、ここで紹介をした段取りをよくする方法を一から理解してやってみましょう。

やってみると今まで自分ができいなかった悪い部分も目に見えてできるようになるかもしれませんのでぜひ試してほしいですし、より段取り力を高めたい方はやっていないことを実践してみてください。

関連記事仕事できる人の特徴15選 できない人は見習おう

 

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taka管理者 taka

投稿者プロフィール

元保育士でこのサイトの管理者をしているtakaです。
認可保育園はもちろん、認可外保育園の立ち上げや集客、営業などをやってきた異色の男性保育士。

保育園の主任、副園長、幼児教室でのエリアマネージャーなどを歴任して今は保育コンサル、保育組織改善、子育て相談に子供関係の仕事と、WEB関係でホームぺージ作成などの仕事をやっています。

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